¿QUE ES UNA FACTURA EN PAPEL?
Este tipo de facturación se realizan con talonarios impresos en palel, y debe contener impresos los datos del comerciante vendedor (NIT, razón social, número de la factura, datos de contacto...etc). Los datos del comprador y el concepto de la compra se diligencian a mano.
¿QUE ES UNA FACTURA POR COMPUTADOR?
Al igual que la factura en papel se encuentra regida por los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto Tributario, su expedición es por medio electrónico, pero su entrega debe ser física. Adicionalmente permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas. Quienes utilicen esta modalidad de facturación, no están obligados a conservar copia física de las facturas generadas.
¿FACTURACIÓN A TRAVÉS DE MÁQUINA REGISTRADORA P.OS?
El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familiares, o subfamilias.
¿QUE ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?
Se define como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
¿QUIÉNES DEBEN FACTURAR?
Están obligados a emitir facturas los empresarios o profesionales que en el desarrollo de sus actividades entreguen bienes o presten servicios.
Deben expedir una factura por cada operación, pudiendo incluir, en una sola factura las operaciones que realicen con un solo destinatario, que se produzcan durante un mes natural o un período inferior.
Los empresarios o profesionales deben conservar una copia de la factura que emitan.
VENTAJAS DE FACTURAR CON INSTABILL.COM.COAHORRO DE COSTOS
- Supresión de papel.
- Supresión de uso de tinta/tóner de impresoras/faxes.
- Eliminación de gastos de envío.
- Eliminación de espacio de almacenamiento físico
(armarios, archivadores, almacenes,...) - Mayor control de acciones erróneas.
AHORRO DE TIEMPO
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Agilidad en la localización de información, en el
proceso de cobro y en la toma de decisiones. - Reducción de tiempos de gestión.
- Control de acciones erróneas en los procesos de facturación.
- Obtención de información en tiempo real.
- Facilidad de integración con aplicaciones: posilibidad de integrar la información contenida en la factura electrónica en los distintos programas informáticos de la empresa, optimizando muchos procesos.
SEGURIDAD
- Mínima probabilidad de falsificación. La firma electrónica dota de gran seguridad al proceso.
- Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos.
- Minimización del margen de error humano, como la pérdida de información, extravío de documentos.
CALIDAD DEL SERVICIO
- Nuevo canal de comunicación con el cliente.
- Mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación.
- Posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos.
- Impulso del comercio electrónico.
- Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías.